La parola Voice Mail (Segreteria Telefonica) raggruppa le prestazioni di Messaggistica Vocale e di Posto Operatore Automatico.
L’apparato e il software fanno parte, di solito, di un centralino che sia VOIP o tradizionale.
La messaggeria vocale in un centralino fa le funzioni di una segretaria virtuale. Risponde alle chiamate, prende nota dei messaggi, e li comunica all’interessato con i criteri con cui è stata impostata.
Il messaggio ricevuto può essere ascoltato sia in maniera tradizionale (quindi tramite il telefono) sia tramite una casella di posta elettronica (mailbox), predisposta per ricevere in formato audio (WAV) i messaggi lasciati in segreteria. I messaggi registrati si possono ascoltare anche da remoto (inserendo una password) ed eventualmente inoltrati verso altri interni. Esiste anche la possibilità di dare al chiamante la scelta se lasciare un messaggio oppure parlare con un’altra persona
Nella maggior parte dei centralini a ogni nuovo interno viene attivata una casella Voice Mail e l’utente deve solo inserire il suo nome e la password.
CENTRALINO CON VOICE MAIL
Alcuni servizi:
- Creazione automatica di una mailbox all’attivazione di un nuovo interno
- Trasferimento automatico alla mailbox su mancata risposta o occupato
- Gestione del Messaggio
- Lista di tutti i messaggi sui telefoni specifici con display
- Possibilità di andare direttamente a un messaggio della lista con lo Scroll message (scorrimento di un messaggio)
- Possibilità di sospendere o cancellare i messaggi prima che termini il loro ascolto
- Possibilità di inviare copia del messaggio
- Funzione filtro: è possibile sentire la voce di chi sta lasciando un messaggio nella voice mail
- Possibilità di sollevare il microtelefono e rispondere a chi sta lasciando il messaggio
- Possibilità di creare caselle vocali virtuali individuali e di gruppo consultabili da qualsiasi apparecchio
- Facile creazione di un messaggio personalizzato
- Consultazione remota della mailbox
- Notifica esterna configurabile anche da remoto previo abilitazione software (al cellulare, telefono di casa, …)
- Opzioni Personali: messaggio di cortesia personalizzato, protezione via password, inoltro con commenti, selezione per nome
- Modo risponditore
- Trasferimento Incondizionato / Su occupato / su non risposta alla voice mail con messaggio specifico.
Il Posto Operatore Automatico è un servizio installato su di un centralino e viene usato per filtrare le chiamate in arrivo, in sostituzione o a supporto della centralinista. Il menu principale può essere già configurato o personalizzato e può disporre di due o più livelli e ogni livello avere più scelte.
Esempio di Posto Operatore Automatico Standard
Menu principale già configurato o personalizzato con più livelli e con varie scelte per livello.
Scelte disponibili:
- Selezione libera (al chiamante viene chiesto di digitare un numero interno)
- La chiamata viene trasferita a un interno predefinito
- Trasferimento all’operatore
- Messaggio d’informazione
- Al chiamante gli viene chiesto di digitare l’interno e lasciare un messaggio
- Il chiamante viene connesso ad una mailbox pre-definita
- La chiamata viene dirottata alla Mailbox Generale
- L’applicazione invia il messaggio di commiato personalizzabile e scollega la chiamata
- Il sottomenu offre ulteriori scelte (es. 1 per il magazzino, 2 per amministrazione, 3 etc.)
- Menu Multilingua
Posto Operatore Automatico Multiplo
Possibilità di avere più alberi differenti, ognuno dei quali con menu principale personalizzabile e livelli con più scelte per livello, gestione menu multilingua, distribuzione delle chiamate basata su selezione passante e/o identificativo del chiamante (CLI).
Esempio: quando si chiama un Ente o un’azienda si sente una voce che chiede: se volete parlare con l’amministrazione premere 2 e tutti i vari sotto menu, per parlare con magazzino premere 1, ecc., ogni possibilità è chiamata albero, e ognuno può avere un menu principale personalizzabile, multilingua, ecc.
POSTO OPERATORE MULTIPLO
Scelte disponibili:
- Selezione libera (al chiamante viene chiesto di digitare un numero interno)
- Trasferimento a un interno (il chiamante viene connesso ad un numero di interno pre-definito)
- Trasferimento all’operatore
- Messaggio d’informazione
- Lasciare un messaggio (al chiamante viene chiesto di digitare un numero di mailbox)
- Mailbox (il chiamante viene connesso a una mailbox pre-definita)
- Mailbox Generale
- Rilascio (l’applicazione invia un messaggio di commiato personalizzabile e rilascia la chiamata)
- Sottomenu (il sottomenu offre ulteriori scelte)
- Menu Posto Operatore e i sottomenu possono essere registrati.
- Accesso al Posto Operatore diretto, per deviazione, per overflow del P.O., etc.
- Menu Multilingua